Administrative Coordinator (m/w/d)

Die Stelle
Werden Sie Teil eines dynamischen Teams, das Innovation und Zusammenarbeit großschreibt, und gestalten Sie ein inspirierendes Arbeitsumfeld aktiv mit. Tauchen Sie ein in eine Schlüsselrolle, in der Sie mit Ihrem Organisationstalent und Ihrer Leidenschaft für reibungslose Abläufe den Unterschied machen. Freuen Sie sich auf eine Position, die Vielfalt, Verantwortung und die Möglichkeit bietet, in einem internationalen Umfeld zu wachsen und zu glänzen.
Aufgaben und Zuständigkeiten

• In Ihrer neuen Rolle übernehmen Sie vielfältige administrative und organisatorische Aufgaben innerhalb der Abteilung N&MH und sorgen für einen reibungslosen Ablauf.
• Darüber hinaus übernehmen Sie das Termin- bzw. Meetingmanagement mit externen Gästen sowie für interne Veranstaltungen.
• Sie koordinieren die Buchung und Abrechnung von Dienstreisen, Kongressen und weiteren externen Events.
• Außerdem unterstützen Sie bei Bestellungen in Zusammenarbeit mit den Wissenschaftlern und Sourcing.
• Die Organisation von Versänden und Abholungen von Materialien unter Berücksichtigung der geltenden Zollvorschriften fällt ebenfalls in Ihren Aufgabenbereich.
• Zudem unterstützen Sie bei der Erstellung von Verträgen, wie z.B. Consultancy und (HCPs/HCOs) Speaker Agreements und kümmern sich um die Bearbeitung sowie das Einreichen aller zulassungsrelevanten Berichte (Non-Clinical Reports) für N&MH.

Anforderungen

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung als Kaufmann*frau für Büromanagement mit erster Berufserfahrung oder eine vergleichbare Qualifikation
• Sehr gute Kenntnisse im Umgang mit dem Microsoft Office-Paket, WeBuy und Concur; Kenntnisse in OMP, XCevas und BITR/ITrust sind von Vorteil
• Ausgeprägte Kommunikationsstärke und Organisationsgeschick sowie ein sicheres und souveränes Auftreten
• Teamplayer mit hohem Maß an Eigeninitiative und einer proaktiven Arbeitsweise sowie Zuverlässigkeit, hohe Flexibilität und Diskretion
• Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift

Sie wollen mit uns in Kontakt treten?
Sie haben noch Fragen zur Stellenausschreibung oder zum weiteren Vorgehen? Bitte wenden Sie sich an unser HR Direct Team, Tel.: +49 (0) 6132 77-3330 oder per Mail: hr.de@boehringer-ingelheim.com
Der Rekrutierungsprozess:
1. Schritt: Onlinebewerbung - Ausgeschrieben voraussichtlich bis 10.10.2025.
2. Schritt: Virtuelles Kennenlernen Mitte bis Ende Oktober
3. Schritt: Interviews vor Ort ab Mitte November
Entdecken Sie unseren Standort Biberach: xplorebiberach.com
Unser Unternehmen
Bei Boehringer Ingelheim entwickeln wir bahnbrechende Therapien, die das Leben von Mensch und Tier verbessern. Als 1885 gegründetes und seitdem im Familienbesitz befindliches Unternehmen nehmen wir eine langfristige Perspektive ein. Mit 52.000 Mitarbeitenden weltweit setzen wir unsere Ziele um und fördern dabei eine vielfältige, gemeinschaftliche und inklusive Unternehmenskultur. Wir sind überzeugt: Mit talentierten und ambitionierten Mitarbeitenden und ihrer Leidenschaft für Innovationen heben wir die Grenzen des Erreichbaren immer wieder auf.
Warum Boehringer Ingelheim?
Bei uns können Sie wachsen, zusammenarbeiten, innovativ sein und Leben verbessern.
Wir bieten Ihnen herausfordernde Tätigkeiten in einem respektvollen und kollegialen globalen Arbeitsumfeld mit einer Vielzahl von auf Innovation ausgerichteten Denkweisen und Methoden. Darüber hinaus sind für uns Qualifizierung und Entwicklung für alle Mitarbeitenden von zentraler Bedeutung, denn Ihr Wachstum ist unser Wachstum.
Boehringer Ingelheim ist ein globaler Arbeitgeber, der sich für Chancengleichheit einsetzt, und ist stolz auf seine vielfältige und inklusive Kultur. Wir begrüßen die Vielfalt von Perspektiven und streben nach einem inklusiven Umfeld, wovon unsere Mitarbeiter*innen, Patienten*innen und Communitys profitieren.
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