Executive Assistant / Assistenz der Geschäftsführung (m/w/d)

Du bist ein Organisationstalent und behältst auch in einem internationalen Arbeitsumfeld stets den Überblick? Du arbeitest vorausschauend, diskret und serviceorientiert und möchtest das Management eines innovativen Technologieunternehmens aktiv unterstützen? Dann starte jetzt als Executive Assistant (m/w/d) in Berlin.

Unser Kunde zählt zu den weltweit führenden Unternehmen der Energie- und Zukunftstechnologien. In einem modernen Innovationszentrum unterstützt du das Management bei organisatorischen, administrativen und operativen Aufgaben und trägst maßgeblich zu einem reibungslosen Tagesgeschäft bei.

• Proaktive Unterstützung des Vice President sowie des Führungsteams im operativen Tagesgeschäft
• Eigenständige Planung, Koordination und Priorisierung von Terminen sowie Kalender- und Reisemanagement
• Zentrale Ansprechperson für interne und externe Ansprechpartner
• Vorbereitung, Erstellung und Nachbereitung von Präsentationen, Berichten, Entscheidungsvorlagen und Korrespondenz
• Organisation und Koordination von Meetings, Workshops, Veranstaltungen und Management-Terminen inklusive Agendaerstellung und Besucherbetreuung
• Professioneller Empfang und Betreuung von Kunden, Gästen sowie internationalen Geschäftspartnern
• Planung und Organisation nationaler und internationaler Geschäftsreisen einschließlich Reisekostenabrechnung
• Unterstützung bei Beschaffungsprozessen, Lieferantenanlage und Bestellabwicklung
• Vertraulicher Umgang mit sensiblen geschäftlichen, finanziellen und personellen Informationen
• Administrative Unterstützung bei Onboarding-Prozessen, Abwesenheitsmanagement und organisatorischen Teamaufgaben

• Abgeschlossenes Studium der Betriebswirtschaftslehre (BWL), Business Administration, International Business, Wirtschaftswissenschaften, Wirtschaftsmanagement oder eine vergleichbare Qualifikation
• Alternativ eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, z. B. als Kaufmann/-frau für Büromanagement (m/w/d), Industriekaufmann/-frau (m/w/d), Managementassistent (m/w/d), Fremdsprachenkorrespondent (m/w/d), Kaufmann/-frau für Groß- und Außenhandelsmanagement (m/w/d), Verwaltungsfachangestellter (m/w/d) oder Rechtsanwalts- und Notarfachangestellter (m/w/d)
• Mehrjährige Berufserfahrung als Executive Assistant (m/w/d), Assistenz der Geschäftsführung (m/w/d), Management Assistant (m/w/d), Vorstandsassistenz (m/w/d), Office Manager (m/w/d) oder Teamassistenz (m/w/d)
• Ausgeprägte Organisations- und Planungsfähigkeit sowie die Fähigkeit, mehrere Prioritäten und Termine gleichzeitig zu koordinieren
• Professionelles Auftreten, hohe Serviceorientierung und ausgezeichnete Kommunikationsfähigkeiten
• Hohes Maß an Diskretion, Verantwortungsbewusstsein und Vertrauenswürdigkeit im Umgang mit sensiblen Informationen
• Selbstständige, strukturierte und lösungsorientierte Arbeitsweise mit einer hohen Eigeninitiative
• Sicherer Umgang mit Microsoft 365 sowie modernen digitalen Kollaborationstools
• Verhandlungssichere Englischkenntnisse in Wort und Schrift; Deutschkenntnisse sind von Vorteil

• 35-Stunden-Woche nach IG-Metall-Tarif
• Unbefristeter Arbeitsvertrag
• Sehr gute Übernahmechancen beim Kundenunternehmen
• Attraktive Vergütung inklusive Urlaubs- und Weihnachtsgeld
• Kostenfreies Deutschlandticket - wir übernehmen die Kosten
• Internationales und innovatives Arbeitsumfeld
• Moderne Arbeitsplätze mit flexiblen und digitalen Arbeitsprozessen
• Strukturierte Einarbeitung und individuelle Weiterentwicklungsmöglichkeiten
• Persönliche Betreuung durch expertum während des gesamten Einsatzes

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