Verwaltungsfachkraft als Assistenz der Sachgebiets- und der Abteilungsleitung (m/w/d)
Bayerisches Landesamt für Gesundheit und Lebensmittelsicherheit
- Flexible Arbeitszeiten
- Behördliches Gesundheitsmanagement
- Vereinbarkeit von Familie und Beruf
- 30 Tage Urlaub plus Heiligabend und Silvester arbeitsfrei
- Betriebliche Altersvorsorge
- Jahressonderzahlung
- Vermögenswirksame Leistungen
- Fort- und Weiterbildungsakademie Inhouse
- Sicherer Arbeitsplatz
- Ideenmanagement
- JobBike Bayern (Fahrradleasing)
- Mobiles Arbeiten
- Mitarbeitervergünstigungen
- Mitarbeiterveranstaltungen (Sommerfest, Betriebsausflug etc.)
Beschäftigungsverhältnis / Bewertung
Die Einstellung erfolgt im Wege eines unbefristeten tarifrechtlichen Arbeitsverhältnisses. Die Vergütung richtet sich nach den Regelungen des TV-L. Die beabsichtigte Eingruppierung erfolgt je nach Qualifikation und persönlichen Voraussetzungen in Entgeltgruppe E 5.
Nähere Informationen zur Vergütung finden Sie unter https://oeffentlicher-dienst.info/tv-l/allg/.
- Sie agieren als Assistenz (m/w/d) der Sachgebietsleitung
- Sie kümmern sich gerne um die Aktenführung und -ablage mittels eines elektronischen Dokumentenmanagementsystems und pflegen proaktiv die Adresslisten
- Ihnen obliegen die E-Mail-Verwaltung und der E-Mail-Versand der Team-Postfächer
- Sie kümmern sich um die Postverteilung und den Postversand sowie die Brief- und Paketannahme des gesamten Sachgebiets
- Sie kümmern sich um den Versand von Vergabeunterlagen und unterstützen die Projektleiter sowie den Juristen bei öffentlichen Ausschreibungen
- Die eigenverantwortliche Materialbestellung und -verwaltung des Teams liegen in Ihren Händen
- Sie kümmern sich gerne um die Koordination und Überwachung von internen und externen Terminen sowie von Bearbeitungsfristen
- Auch unterstützen Sie das Team bei der Organisation von Dienst- und Fortbildungsreisen
- Sie arbeiten gerne bei der Organisation, Vorbereitung und Durchführung von internen und externen Veranstaltungen und Besprechungen mit; hierbei helfen Sie auch bei der Erstellung von Präsentationen und Gesprächsunterlagen sowie bei der Protokollführung
- Sie unterstützen auch bei der Kommunikation mit internen und externen Stakeholdern, wie Dienstleistern oder Ministerien, und bereiten beispielsweise Anschreiben vor
- Sie organisieren Web-Meetings und sorgen für deren reibungslosen Verlauf
- Sie übernehmen Internet- und Literaturrecherchen und unterstützen bei Datenabfragen und -zusammenstellungen
- Sie unterstützen die Fördermittelkoordinatorin bei der Koordination der finanziellen Mittel im Rahmen laufender und zukünftiger Förderprojekte, bei der Rechnungsprüfung und im Controlling der Fördermittel
- Sie unterstützen die Projektleiter bei der Rechnungsabwicklung
- Sie wirken mit im Pool der Abteilungsassistenz für das Landesinstitut Gesundheit und unterstützen die Abteilungsleitung vor Ort bei analogen Aufgaben (Aktenführung, Postversand, Materialbestellung) sowie bei der E-Mail-Verwaltung des Landesinstituts-Postfachs und bei weiteren anfallenden Aufgaben
Berufliche Anforderungen
- Sie verfügen über eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, z. B. als Kauffrau / Kaufmann (m/w/d) für Büromanagement, Industriekauffrau / -kaufmann (m/w/d), Verwaltungsfachangestellter (m/w/d), oder vergleichbare Qualifikationen
- Sie verfügen über circa drei Jahre Berufserfahrung in dem beschriebenen Aufgabenfeld
Von Vorteil sind
- Vorerfahrung im öffentlichen Dienst
- Erfahrung mit virtuellen Teams
- Erfahrung im Umgang mit öffentlichen Geldern, Fördermittelgebern sowie deren Nachweispflichten
- Erfahrung in der Zusammenarbeit mit unterschiedlichen Organisationen und/oder Organisationseinheiten
Persönliche Voraussetzungen
- Sehr gute sprachliche Ausdruckssicherheit in Wort und Schrift (umfassende Deutschkenntnisse [mindestens Sprachniveau C2 nach GER])
- Sehr gute EDV-Kenntnisse (MS-Office-Anwendungen, Bereitschaft zur Einarbeitung in behördenspezifische Software)
- Ein ausgeprägtes Zahlenverständnis
- Ausgeprägtes Organisationsgeschick
- Sorgfalt, Gewissenhaftigkeit und Zuverlässigkeit
- Teamfähigkeit und sehr gute Kommunikationsfähigkeit
- Eigeninitiative und Freude am selbstständigen Arbeiten
- Hohe Flexibilität sowie Besonnenheit und Umsicht, auch in zeitkritischen Situationen
- Interkulturelle Kompetenz
- Bereitschaft zu Dienstreisen
Eine Stellenanzeige von Bayerisches Landesamt für Gesundheit und Lebensmittelsicherheit
Bayerisches Landesamt für Gesundheit und Lebensmittelsicherheit
Bayerisches Landesamt für Gesundheit und Lebensmittelsicherheit
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Job Overview
-
Verfügbar ab
06.12.2025
-
Besucher
1,560 Besuche
-
Anzahl
1 Freie Stelle
-
Verfügbar bis
06.03.2026
-
Arbeitsort
80331 München
-
Schulbildung
Branchenspezifisch
-
Kategorie
Sonstige
Kontakt Info
80331 München
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