Office Manager (m/w/d)

Büroleitung / Office Manager (m/w/d) in Vollzeit – Pharmabereich

Sie suchen nicht einfach nur einen Job, sondern eine Mission? Wir suchen im Auftrag unseres Mandanten, einem führenden Unternehmen im Pharmabereich, eine Organisationstalentin wie Sie! In dieser Rolle sind Sie das Herzstück des Büros in Großbeeren und sorgen dafür, dass alles reibungslos läuft. Hier können Sie Ihre Leidenschaft für Struktur und Ihre positive Energie voll ausleben. Werden Sie zur unverzichtbaren Stütze eines Teams, das mit seiner Arbeit die Welt ein Stück besser macht. Bei uns ist jeder Mensch willkommen und wertvoll, egal woher Sie kommen oder welche Herausforderungen Sie meistern. Menschen mit Behinderung sind bei uns herzlich willkommen und werden aktiv in unser Team integriert. Lassen Sie uns gemeinsam durchstarten! Bewerben Sie sich am besten noch heute!

- Hauptansprechpartner/in für Büroverwaltungsaufgaben, einschließlich:

- Bestellungen und Einkäufe, Besorgungen

- Postbearbeitung

- Prüfung der Eingangsrechnungen

- Führen von Wartungslisten

- Bürobedarfsbestellung

- Koordination vom Fremdfirmen

- Buchung von Schulungen

- Anlegen neuer Lieferanten

- Allgemeine Empfangsdienste (z. B. Beantwortung von Anrufen, Öffnen der Tür, Annahme von Lieferungen)

- Unterstützung bei Geschäftsreisen und Spesenabrechnungen

- Unterstützung des Teams durch Scannen und Archivieren von Dokumenten für verschiedene Abteilungen

- Terminmanagement

- Koordination mit der IT-Abteilung in Bezug auf alle Bürogeräte/ Führen eines Logbuchs für Firmenhandys und IT-Ausrüstung

- Unterstützung beim Onboarding-Prozess für neue Mitarbeiter/innen

- Planung von internen oder externen Veranstaltungen wie Partys, Feiern und Konferenzen

- Erfahrung als Büroleiter/in, Front-Office-Manager/in oder Verwaltungsassistent/in

- Sicherer Umgang mit MS Office (insbesondere Excel, Outlook, Teams)

- Ausgeprägte schriftliche und mündliche Kommunikationsfähigkeiten. Fließende Deutsch- und Englischkenntnisse sind Voraussetzung

- Ausgezeichnete zwischenmenschliche Fähigkeiten

- Hohe Flexibilität, um sich schnell anzupassen, zu reagieren und mit Veränderungen in einem schnelllebigen Umfeld umzugehen

- Idealerweise flexible Arbeitszeiten/Arbeitstage

- Ausgezeichnetes Zeitmanagement und die Fähigkeit, mehrere Aufgaben zu bewältigen und zu priorisieren

- Pragmatische, lösungsorientierte Person mit positiver Energie, Hartnäckigkeit und Belastbarkeit

- Blick für details, Lernbereitschaft

- Gültiger Führerschein und [eigenes Fahrzeug <-- Wunsch vom KD, auf keinen Fall! / TK] für Besorgungen und Abholung von Catering

- Mittlere Reife oder Abitur; eine zusätzliche Qualifikation als Verwaltungsassistent/in oder Sekretär/in ist von Vorteil

- sichere Deutschkenntnisse (mindestens B2) und fließende Englischkenntnisse

Unser Mandant schätzt Ihre Arbeit und bietet Ihnen ein Umfeld, in dem Sie sich voll entfalten können:

• Eine unbefristete Festanstellung in einem zukunftssicheren Unternehmen der Pharmabranche.

• Eine abwechslungsreiche und verantwortungsvolle Tätigkeit in einem motivierten Team.

• Flexible Arbeitszeiten und die Möglichkeit, Ihre Arbeitswoche individuell zu gestalten.

• Eine attraktive Vergütung und weitere Benefits.

• Ein wertschätzendes Betriebsklima und eine offene Unternehmenskultur.

• Umfassende Einarbeitung und Möglichkeiten zur beruflichen Weiterentwicklung.

Sind Sie bereit für diese spannende Herausforderung? Dann freuen wir uns auf Ihre Bewerbung!