Assistenz (m/w/d)

Jobbeschreibung

Ein Körper ist nur so stark wie sein Rückgrat! Das Assistenz-Team von Oppenhoff leistet unverzichtbare Arbeit, damit sich unsere Anwältinnen und Anwälte optimal um ihre Mandate kümmern können. Als Full-Service-Kanzlei beraten wir in allen wichtigen Bereichen des Wirtschaftsrechts - national und international.

Zur Verstärkung unseres Gesellschaftsrechtsteams in Köln suchen wir zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine Assistenz (m/w/d) in Vollzeit.

Ihre Aufgaben

• Erstellung und Formatierung aller relevanten Schriftstücke, u.a. Verträge, weitere transaktionsbezogene Dokumente und Präsentationen sowie Vorlagenmanagement und digitale Aktenführung
• Korrespondenz und Kommunikation mit Mandanten und Behörden, einschließlich elektronischem Rechtsverkehr, zum Teil selbstständig
• selbstständige Organisation des Sekretariats gemeinsam mit zwei Assistenzkolleginnen und allgemeine Sekretariatsaufgaben
• Termin- und Wiedervorlagemanagement, Reiseplanung und -kostenabrechnung
• Unterstützung bei anspruchsvoller nationaler und internationaler Korrespondenz in deutscher und englischer Sprache
• überwiegend digitales Dokumentenmanagement sowie Pflege der Akten
• vielseitige und abwechslungsreiche Unterstützung mehrerer kleiner, spezialisierter Teams innerhalb eines übergeordneten Teams
• vorbereitende Buchhaltung (Rechnungsstellung), Betreuung der offenen Posten und Mahnwesen
• Erstellung und Formatierung aller relevanten Schriftstücke, u.a. Verträge, weitere transaktionsbezogene Dokumente und Präsentationen sowie Vorlagenmanagement und digitale Aktenführung
• Korrespondenz und Kommunikation mit Mandanten und Behörden, einschließlich elektronischem Rechtsverkehr, zum Teil selbstständig
• selbstständige Organisation des Sekretariats gemeinsam mit zwei Assistenzkolleginnen und allgemeine Sekretariatsaufgaben
• Termin- und Wiedervorlagemanagement, Reiseplanung und -kostenabrechnung
• Unterstützung bei anspruchsvoller nationaler und internationaler Korrespondenz in deutscher und englischer Sprache
• überwiegend digitales Dokumentenmanagement sowie Pflege der Akten
• vielseitige und abwechslungsreiche Unterstützung mehrerer kleiner, spezialisierter Teams innerhalb eines übergeordneten Teams
• vorbereitende Buchhaltung (Rechnungsstellung), Betreuung der offenen Posten und Mahnwesen

Ihr Profil

• erfolgreich abgeschlossene Berufsausbildung zur Europa- oder Fremdsprachensekretärin (m/w/d), oder eine vergleichbare Qualifikation
• Berufserfahrung in dem gesuchten Tätigkeitsbereich, idealerweise im Kanzleiumfeld
• sehr gute Kenntnisse der deutschen Rechtschreibung sowie gute Englischkenntnisse
• gute Kenntnisse der gängigen MS-Office-Programme
• verlässliches Planungs- und Organisationstalent mit ausgeprägtem Team- und Servicedenken, das Herausforderungen flexibel, sorgfältig und schnell begegnet
• qualitätsbewusster und dienstleistungsorientierter Arbeitsstil
• freundliches und sicheres Auftreten im Umgang mit Mandanten, Behörden und Kolleg:innen

Wir bieten:

• Zusammenarbeit auf Augenhöhe in einem engagierten und sympathischen Team
• unbefristete Anstellung mit abwechslungsreichen Arbeitsaufgaben in einem leistungsstarken, internationalen Arbeitsumfeld
• abwechslungsreiche und herausfordernde Tätigkeiten mit Verantwortung
• individuell angepasste Einarbeitung je nach Ihrem Erfahrungsschatz
• Weiterbildungsangebote und Zusatzleistungen, z. B. Fahrtkostenzuschuss
• regelmäßige Teamevents
• 30 Urlaubstage (Vollzeit)
• eine freundliche „open-door-policy“

Weitere Mitarbeiter-Benefits finden Sie hier .

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