Stellvertretende Verwaltungsleitung (m/w/d)

Wir sind ein psychiatrisches Fachkrankenhaus mit 68 vollstationären Betten und 56 tagesklinischen Plätzen. Unser Standort in der Kölner Südstadt ist geprägt von kurzen Wegen und einer kollegialen Struktur.

Zur Verstärkung und Entlastung unserer Verwaltung suchen wir eine kompetente, strukturierte und verantwortungsbewusste Persönlichkeit als Stellvertretende Verwaltungsleitung. Diese Schlüsselposition agiert als direkte Brücke zwischen Geschäftsführung und administrativen Bereichen.

Sie unterstützen die Verwaltungsleitung strategisch und operativ und übernehmen eigenverantwortlich folgende Bereiche:

• Volle Vertretung der Verwaltungsleitung in allen organisatorischen und administrativen Belangen bei Abwesenheit.
• Aktive Mitwirkung bei der Steuerung und Weiterentwicklung der verwaltungsinternen Prozesse und Abläufe.
• Koordination der administrativen Bereiche, um reibungslose interne Schnittstellen und Kommunikationswege zu gewährleisten.
• Vorbereitung und Begleitung von Gremienarbeit (z. B. Aufsichtsrat, Klinikleitung) sowie die zuverlässige Erstellung von Protokollen und Entscheidungsvorlagen.
• Organisation und Nachbereitung von wichtigen Terminen und Besprechungen der Geschäftsführung.
• Kontinuierliche Analyse und Optimierung von Abläufen und internen Schnittstellen.
• Enge, vertrauensvolle Zusammenarbeit mit der Geschäftsführung und den Leitungsebenen der Klinik.

Sie bringen die notwendige Erfahrung und das Fachwissen für diese verantwortungsvolle Leitungsfunktion mit:

• Ein entsprechendes Studium (z. B. Krankenhausmanagement, BWL, Gesundheitsökonomie)
• Mindestens 5 Jahre einschlägige Berufserfahrung im Krankenhaus- oder Klinikbereich, idealerweise bereits mit Leitungsverantwortung.
• Fundierte Kenntnisse in Verwaltungsprozessen, Personal- und Rechnungswesen.
• Sicherer Umgang mit MS Office, insbesondere sehr gute Excel-Kenntnisse.
• Erfahrung mit Krankenhausinformationssystemen (KIS), wünschenswert mit Nexus und im Bereich der Personalzeitwirtschaft mit ATOSS.
• Strukturierte, eigenständige und lösungsorientierte Arbeitsweise, gepaart mit hohem Organisationsgeschick und Belastbarkeit.
• Kommunikationsstärke, Entscheidungsfreude und Teamfähigkeit.

Loyalität, Diskretion und Freude an der Zusammenarbeit in einem beständigen Umfeld.