FEEDBACKPEOPLE Managementberatung GmbH

Head of Backoffice / Assistenz der Geschäftsführung (m/w/d)

• Greven bei Münster
• Festanstellung
• Vollzeit
• unbefristet
• Gehalt angeben

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Wir sind FEEDBACKPEOPLE. Eine Managementberatung für Personalentwicklung und Personalauswahl. Wir begleiten Konzerne, Mittelständler und Start-ups bei der Auswahl und Entwicklung von Führungskräften mit Seminaren, Workshops, digitalen Lernformaten und moderner Diagnostik. Unser Team besteht aus erfahrenen Consultants, Psycholog:innen und Digitalexpert:innen, unterstützt von einem engagierten Backoffice.

Als Head of Backoffice / Assistenz der Geschäftsführung führst du unser Backoffice-Team, behältst Prioritäten und Prozesse im Blick und hältst unserer Geschäftsführerin den Rücken frei.

Greven bei Münster – 36 Stunden pro Woche (Mo. – Do. 8h, Fr. 4h) – freitags Home-Office

Deine Themen bei uns:

• Führung & Weiterentwicklung des Backoffice-Teams
  Du leitest das Backoffice-Team fachlich und disziplinarisch, aktuell bestehend aus fünf Projektkoordinatorinnen. Du förderst und entwickelst deine Teammitglieder, sorgst für effiziente Abläufe und eine reibungslose Zusammenarbeit zwischen Backoffice, unseren Consultants, Projektpartner:innen und Kunden. Du verantwortest das Wissensmanagement und stellst eine strukturierte Einarbeitung neuer Kolleg:innen sicher.
• Assistenz der Geschäftsführung
  Du entlastest die Geschäftsführerin operativ und organisatorisch, behältst Kalender, Termine und To-dos im Blick und setzt Prioritäten. Als Schnittstelle zwischen Geschäftsführung, Team und Kunden sorgst du für reibungslose Kommunikation und einen gut organisierten Alltag.
• Verwaltung & Organisation
  Du übernimmst das Vertragsmanagement mit unseren Projektpartner:innen, kümmerst dich um das Fuhrparkmanagement und entwickelst Prozesse im administrativen Bereich weiter.

Das bringst du mit:

• Erfahrung im Office-Management und Führungskompetenz
  Du bringst mehrjährige Erfahrung im Office-Management und Erfahrung in der Mitarbeiterführung mit. Du überzeugst durch ein souveränes Auftreten, Verlässlichkeit und die Fähigkeit, ein Team zu motivieren und weiterzuentwickeln.
• Organisation & Priorisierung
  Du erkennst, was wichtig ist, setzt Prioritäten souverän und behältst Termine, Aufgaben und Abläufe im Blick.
• Kommunikation & Vertrauenswürdigkeit
  Du kommunizierst klar, wertschätzend und verbindlich auf allen Ebenen. Diskretion, Loyalität und Integrität sind für dich selbstverständlich.
• Digitale Kompetenz & moderne Arbeitsweise
  Du arbeitest strukturiert, nutzt digitale Tools und trägst dazu bei, Prozesse effizient zu gestalten und weiterzuentwickeln.
• Flexibilität & Sprachkompetenz
  Du bleibst auch in intensiven Phasen ruhig und lösungsorientiert. Du sprichst und schreibst fließend Deutsch (C2-Niveau) und verfügst über sehr gute Englischkenntnisse (mind. B1).

Darauf kannst du dich freuen:

• Abwechslungsreiche Aufgaben & Gestaltungsspielraum
  Dich erwartet eine vielseitige Tätigkeit mit viel Eigenverantwortung und Raum, eigene Ideen einzubringen und Prozesse aktiv mitzugestalten.
• Teamkultur & Zusammenarbeit auf Augenhöhe
  Du arbeitest in einem offenen, wertschätzenden Umfeld, in dem gegenseitige Unterstützung und Vertrauen großgeschrieben werden.
• Moderner Arbeitsplatz
  In unserem Büroloft arbeitest du mit modernster technischer Ausstattung: Laptop, iPhone und aktuellen Software-Tools inklusive.
• Innovation & neue Technologien
  Wir nutzen moderne Technologien wie textgenerierende KI-Tools, die unsere Arbeitsprozesse vereinfachen. Auch wenn du darin noch keine Erfahrung hast, lernst du bei uns schnell den Umgang damit.
• Arbeitszeit & Flexibilität
  Wir bieten eine 36-Stunden-Woche, 30 Tage Urlaub und die Möglichkeit, freitags im Home-Office zu arbeiten.
• Wohlfühlfaktor im Büro
  Kaffee-, Müsli- und Wasserflat inklusive. Bürohund Nelly sorgt zusätzlich für gute Laune.

Klingt das nach deiner nächsten Aufgabe?

Dann freuen wir uns auf deine Bewerbung über unser Online-Bewerbungsformular.

Bei uns ist das du gelebte Praxis. Du kannst uns daher gerne bereits in deiner Bewerbung duzen.

Wir sind schon sehr gespannt darauf, dich kennenzulernen.

FEEDBACKPEOPLE Managementberatung GmbH
Frau Nicole Seifert
Jürgen-Hornemann-Straße 6, 48268 Greven
02571 568 865-0
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