Executive Assistant / Secretary (m/f/x) (m/w/d)

About Us

We are a leading firm committed to excellence and innovation. Our team values efficiency, reliability, and a forward-thinking mindset. Join us to support our leadership team in achieving our strategic goals.

Executive Assistant / Secretary (m/f/x)

Shape the future of leadership in Karlsruhe with your organizational brilliance. We invite you to become the trusted partner of our executive board in a high-impact environment.

Your Mission

As our strategic anchor, you ensure seamless operations for our board members through proactive management and professional excellence from our Karlsruhe office starting April 2026.

Your Daily Impact

• You manage complex calendars and prioritize appointments with foresight and precision.
• You coordinate international travel, including detailed itineraries and logistics for the executive team.
• You prepare high-level board meetings and ensure meticulous documentation of all decisions.
• You act as the primary point of contact for internal and external stakeholders.
• You handle confidential correspondence in German and English with absolute discretion.
• You optimize administrative processes to increase the overall efficiency of the executive office.
• You organize corporate events and team gatherings to foster our strong company culture.
• You receive an attractive salary package and enjoy the flexibility of remote work options.

What You Bring to the Team

• Sie verfügen über eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder ein betriebswirtschaftliches Studium.
• Sie bringen mehrjährige Berufserfahrung in der Assistenz auf Vorstands- oder Geschäftsführungsebene mit.
• Sie beherrschen die deutsche Sprache auf C2-Niveau und kommunizieren sicher auf Englisch.
• Sie sind Experte im Umgang mit MS Office und modernen digitalen Kollaborationswerkzeugen.
• Sie zeichnen sich durch absolute Zuverlässigkeit, Diskretion und ein souveränes Auftreten aus.
• Sie besitzen ausgeprägte Fähigkeiten im Zeitmanagement und bewahren auch in stressigen Phasen den Überblick.

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