Verwaltungskraft im Sachgebiet Gewerbeaufsicht (m/w/d)

• Flexible Arbeits­zeiten
• Behördliches Gesundheits­management
• Vereinbarkeit von Familie und Beruf
• 30 Tage Urlaub plus Heilig­abend und Silvester arbeits­frei
• Betriebliche Alters­vorsorge
• Jahres­sonder­zahlung
• Vermögens­wirksame Leistungen
• Fort- und Weiterbildungs­akademie Inhouse
• Sicherer Arbeits­platz
• Ideenmanagement
• JobBike Bayern (Fahrradleasing)
• Mitarbeiter­vergünstigungen
• Mitarbeiter­veranstaltungen (Sommerfest, Betriebs­ausflug etc.)
• Vergünstigung im ÖPNV („Jobticket“)

Beschäftigungs­verhältnis / Bewertung

Die Einstellung erfolgt im Wege eines unbefristeten tarif­recht­lichen Arbeits­verhältnisses. Die Vergütung richtet sich nach den Regelungen des TV-L. Die beabsichtigte Eingruppierung erfolgt je nach Qualifikation und persön­lichen Voraus­setzungen in Entgelt­gruppe E 6. 

Nähere Informationen zur Vergütung finden Sie unter https://oeffentlicher-dienst.info/tv-l/allg/.

• Unterstützung der Sach­gebiets­leitung bei der inneren Verwaltung und der Erfüllung von Querschnitts­aufgaben als Dienst­leistung für die Bayerische Gewerbe­aufsicht einschließlich der oberen Aufsichts­behörden
• Unterstützung der Aufgaben­bereiche „Über­wachung der klinischen Prüfung aktiver Medizin­produkte / IVD- und Export­zertifikate“ sowie „Digitalisierung der Gewerbe­aufsicht“ bei folgenden Tätig­keiten:
  • Beantwortung eingehender Anfragen per Telefon und E-Mail sowie die dazu­gehörige Dokumentation und Ablage
  • Verwaltungstechnische Abwicklung von Haushalts­vorgängen, Mittel­verwaltung und Rechnungs­wesen
  • Planung und Durch­führung von Veranstaltungen und Dienst­besprechungen 
  • Erstellung von Gesprächs­unterlagen sowie bei der Protokoll­führung
  • Zuständigkeiten in der Öffent­lichkeits­arbeit der Bayerischen Gewerbe­aufsicht
  • Meldung von Stellen­bedarf und der Durch­führung von Einstellungs­verfahren
  • Betreuung der Mitarbeitenden des Sach­gebiets bei Neueinstellungen
  • Pflege zugehöriger Bereiche des Internet­auftritts
• Eigenständige Koordination der inneren Verwaltung des Sach­gebiets, z. B.: 
  • Verwaltung von Funktions-Postfächern, Koordination des vornehmlich elektronischen Schrift­verkehrs, Pflege von Adress­verteilern
  • Verteilung, Ablage und Archivierung eingehender Anträge und Mitteilungen von Antragstellerinnen und Antragstellern sowie Behörden
  • Verteilung eingehender Anfragen und Mitteilungen von Wirtschafts­akteuren und Behörden
  • Koordination von Geschäfts­gängen in Zusammen­arbeit mit Internen Stellen (z. B. Präsidium, Service­stelle Öffent­lich­keits­arbeit und Presse­stelle)
  • Elektronische Akten­führung und -ablage mittels elektronischen Dokumenten­managements
  • Koordination und Über­wachung von Terminen und Bearbeitungs­fristen
  • Postverteilung und -versand
• Vertretung des Vorzimmers der Abteilungs­leitung, insbesondere: 
  • Bearbeitung eingehender Anfragen per Telefon und E-Mail sowie die dazu­gehörige Dokumentation und Ablage
  • E-Mail-Verwaltung und  E-Mail-Versand der Funktions-Postfächer
  • Postverteilung und -versand
  • Koordination und Über­wachung von internen und externen Terminen sowie von Bearbeitungs­fristen

• Erfolgreich abgeschlossene Ausbildung als Verwaltungs­fachangestellter (m/w/d), zur/zum Kauffrau / Kaufmann (m/w/d) für Büro­management oder Gesundheits­kauffrau / Gesundheits­kaufmann (m/w/d) bzw. entsprechend gleichwertige Ausbildung
• Einschlägige mehr­jährige Berufs­erfahrung im kauf­männischen bzw. verwaltungs­technischen Bereich
• Sehr gute EDV-Kenntnisse (MS-Office-Anwendungen, Online­konferenzsysteme etc.) und Bereit­schaft zur Einarbeitung in behörden­spezifische Software
• Sehr hohe Eigen­initiative und Selbst­ständig­keit 
• Sehr ausgeprägte Teamfähigkeit
• Ausgeprägtes Kommunikations­geschick und Organisations­talent 
• Hohe Flexibilität sowie Besonnen­heit und Umsicht, auch in zeit­kritischen Situationen 
• Umfassende Deutsch­kenntnisse (mindestens Sprach­niveau B2 nach GER)
• Englisch­kenntnisse von Vorteil