Assistenz Engineering & Projects (m/w/d)

Wir wachsen – und verstärken unser Team.

Seit über 45 Jahren steht KOS KLIMA für Qualität, Verlässlichkeit und Innovationskraft im Bereich Klima- und Raumlufttechnik. Als familiengeführtes Unternehmen verbinden wir traditionelles Handwerk mit modernem Projektmanagement.

Um unser wachsendes Projektvolumen im Anlagenbau professionell zu steuern, erweitern wir unser Team.

Dafür suchen wir eine strukturierte, mitdenkende und technisch affine Persönlichkeit als Assistenz Engineering & Projects (m/w/d).

Du hältst unserem Projekt- und Montageteam organisatorisch den Rücken frei - und sorgst dafür, dass aus Planung reibungslose Umsetzung wird.

Deine Mission

Du bist die organisatorische Schaltzentrale im Anlagenbau.

Du koordinierst, strukturierst, dokumentierst - und behältst auch bei mehreren parallelen Projekten den Überblick. Kurz gesagt: Du machst aus Komplexität Klarheit.

Deine Aufgaben

Projektorganisation & Steuerung

• Anlage und Pflege von Projekten im ERP-System
• Erstellung von Arbeitsaufträgen und Abgleich mit Angeboten
• Vorbereitung von Projektmappen inkl. Massenlisten & Systembeschreibungen
• Teilnahme an KickOff-Meetings & Projektsitzungen
• Termin- und Meilensteinplanung in Abstimmung mit Projektleitung
• Unterstützung bei Budget-, Termin- und Ressourcenübersichten
• Vorbereitung von Projektauswertungen und Statusreports

Auftrags-, Material- & Lieferantenmanagement

• Erstellung von Aufträgen, Bestellungen und Auftragsbestätigungen
• Erstellung und Bereitstellung von Lieferscheinen
• Kontrolle von Materialbuchungen & Warenbewegungen
• Nachverfolgung von Lieferterminen inkl. Eskalation bei Abweichungen
• Prüfung von Mehrungen, Änderungen und Aufmaßen

Kommunikation & Koordination (B2B/B2C)

• Telefonische und schriftliche Projektabstimmungen
• Terminvereinbarungen mit Kunden, Lieferanten und Montageteams
• Koordination technischer Rückfragen zwischen Projektleitung und Baustelle
• Erstellung und Dokumentation von Aktennotizen
• Sicherstellung eines reibungslosen Informationsflusses

Dokumentation & Qualitätssicherung

• Erstellung von Dokumentationsordnern, Anlagenprüfbüchern & Systemunterlagen
• Pflege der Anlagenstammdaten
• Zusammenstellung vollständiger Dokumentensätze (audit-ready)
• Vorbereitung und Pflege projektbezogener Checklisten
• Unterstützung bei internen Prüf- und Abnahmeprozessen
• Kundenzufriedenheitsabfragen & Follow-up-Kommunikation

Reporting & Prozessoptimierung

• Unterstützung bei KPI-Dashboards und Projektübersichten
• Pflege eines strukturierten Digitalarchivs
• Erstellung von Statusupdates und Kommunikationsvorlagen
• Mitwirkung bei Lessons-Learned-Analysen
• Aktive Mitgestaltung und Verbesserung von Projektprozessen

Organisation & Zentrale

• Postbearbeitung
• Pflege von Kunden- und Lieferantenstammdaten
• Annahme eingehender Anrufe
• Empfang & Betreuung von Besuchern
• Erstellung und Versand unseres Kunden-Newsletters

Was du mitbringst

Fachlich

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung (z. B. Industriekaufmann/-frau)
• Erfahrung in Projektassistenz oder vergleichbarer Funktion
• Technische Affinität - idealerweise Erfahrung im Anlagenbau / Handwerksumfeld
• Sicher im Umgang mit MS Office & ERP-Systemen
• Strukturierte, selbstständige Arbeitsweise

Persönlich

• Du behältst auch bei mehreren Projekten den Überblick
• Du arbeitest verbindlich, lösungsorientiert und eigenverantwortlich
• Du kommunizierst klar und kundenorientiert
• Du denkst mit – und bringst eigene Ideen zur Prozessverbesserung ein
• Du bleibst auch unter Belastung ruhig und organisiert

Was dich bei uns erwartet

Innovation. Pragmatismus. Persönlichkeit.

• Sicherer Arbeitsplatz in einem wachsenden Unternehmen
• Moderne Arbeitsmittel und strukturierte Prozesse
• Kurze Entscheidungswege
• Direkte Zusammenarbeit mit Bereichsleitung und Geschäftsführung
• Betriebliche Altersvorsorge & Zusatzleistungen
• Jobrad
• Betriebliches Gesundheitsmanagement
• Kollegiales Umfeld mit echtem Teamgedanken