Sekretär der Verwaltungsleitung / Geschäftsführung (m/w/d)

Wir sind ein modernes psychiatrisches Fachkrankenhaus im Herzen der Kölner Südstadt mit 68 vollstationären Betten, 56 tagesklinischen Plätzen sowie einer Psychiatrischen Instituts- und Suchtambulanz.

Zur Unterstützung unserer Geschäftsführung und Verwaltungsleitung suchen wir Sie als zentrale und vertrauenswürdige Schnittstelle. Wir suchen eine erfahrene, organisationsstarke und durchsetzungsfähige Persönlichkeit, die unsere Führungsebene entlastet und den Büroalltag souverän meistert.

Als „rechte Hand“ der Geschäftsführung / Verwaltungsleitung übernehmen Sie eine entscheidende Rolle mit folgenden Schwerpunkten:

• Eigenständiges Management des Sekretariats der Geschäftsführung / Verwaltungsleitung.
• Vorbereitung von Gremienarbeit.
• Professionelle Terminkoordination und -überwachung für die Geschäftsführung sowie Unterstützung bei der inhaltlichen Vorbereitung wichtiger Meetings.
• Planung, Organisation und Nachbereitung von Besprechungen, Sitzungen und Veranstaltungen.
• Korrespondenz- und Dokumentenmanagement unter Nutzung von MS Office und Notes.
• Eigenständige Priorisierung und Strukturierung der täglichen Arbeitsabläufe mit Gestaltungsspielraum für die Optimierung interner Prozesse.
• Schnittstellenmanagement zwischen der Klinikleitung, dem Leitungsteam und unseren externen Partnern.
• Vertrauensvolle und diskrete Bearbeitung sensibler Themen und Unterlagen.
• Sicherstellung eines reibungslosen und professionellen Ablaufs im Büroalltag.

Sie bringen idealerweise folgende Qualifikationen und Eigenschaften mit:

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder eine vergleichbare Qualifikation.
• Einschlägige Berufserfahrung im Krankenhaus- oder Klinikbereich, idealerweise in einer Assistenz- oder Sekretariatsfunktion der Verwaltung oder Geschäftsführung.
• Nachweisbare Erfahrung in der Vorbereitung und Organisation von Gremienarbeit.
• Ausgeprägte Fähigkeit zur eigenständigen Arbeitsorganisation und einem hohen Maß an Verlässlichkeit.
• Organisationstalent, Belastbarkeit und ein souveränes, gepflegtes Auftreten.
• Kommunikationsstärke, freundlich, aber bestimmt – Sie nutzen Ihre Durchsetzungsfähigkeit mit einem gesunden Blick auf das jeweilige Anliegen der Person, die Kontakt zur Geschäftsführung sucht.

Loyalität, Diskretion und eine Prise Humor runden Ihr Profil ab.