Kaufmännischer Sachbearbeiter für den Empfang (m/w/d)

Wollen Sie Ihr Organisationstalent für eine Sache einsetzen, die wirklich zählt? Als unverzichtbare Unterstützung sorgen Sie für reibungslose Abläufe, damit sich unsere Kolleginnen und Kollegen ganz auf ihre Mission konzentrieren können: Menschen zu helfen.

Für unser Institut in Mannheim suchen wir Sie als Kaufmännischer Sachbearbeiter für Empfang und Sekretariat (m/w/d) in Teilzeit (50%).

• Sie bearbeiten die Post inklusive des gesamten Pendelverkehrs

• Sie betreuen Besucher*innen des Instituts

• Sie organisieren das Sitzungsmanagement, übernehmen Raumreservierungen und kümmern sich um die Bewirtung der Gäste

• Sie erledigen vielfältige Bürotätigkeiten, führen dabei sorgfältig alle erforderlichen Dokumentationen und bearbeiten Statistiken

• Sie verantworten die Telefonzentrale, indem Sie Anrufe entgegennehmen, sie weiterleiten und legen ggf. eine Notiz an

• Sie führen die Kasse und verwalten das Archiv

• Sie tätigen Bestellungen im Rahmen der Fachaufgaben und übernehmen die Buchung von Dienstreisen

• Eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare berufliche Qualifikation

• Sichere EDV-Kenntn isse (MS Office, Outlook) sowie routinierter Umgang mit Buchungsportalen (z. B. DB, Fluggesellschaften)

• Sehr gute mündliche und schriftliche Ausdrucksfähigkeit

• Strukturierte, sorgfältige und eigenständige Arbeitsweise

• Hohe Teamfähigkeit und Kommunikationsstärke

• Ausgeprägte Serviceorientierung und Engagement

• Flexibilität und organisatorisches Geschick

• Ein umfangreiches Vergütungspaket nach TV-L, welches neben einem attraktiven Gehalt zusätzliche Leistungen wie bspw. Jahressonderzahlung und Leistungsentgelt beinhaltet

• 30 Tage Urlaub

• Ein Zuschuss zum D-Ticket, zur Kinderbetreuung und zur Ferienbetreuung von Schulkindern

• Eine Mitarbeiterkantine mit vergünstigtem Mittagessen und Snack-Angeboten

• Ein betriebliches Gesundheitsmanagement, u.a. mit Kostenübernahme für Gesundheitskurse, Zuschuss zur Arbeitsplatzbrille und kostenlose Grippeimpfung

• Eine Mitgliedschaft im Firmenfitness-Netzwerk „EGYM wellpass“ mit über 9.000 Sport- und Wellnessangeboten in ganz Deutschland sowie Zugang zur WorkLifePortal-App mit umfangreichen digitalen Angeboten rund um das Thema Gesundheit

• Rabatte bei verschiedenen Unternehmen durch einen Rahmenvertrag mit dem DRK

• Eine herausfordernde und abwechslungsreiche Tätigkeit mit hoher gesellschaftlicher Verantwortung, bei der Sie sich fachlich und persönlich weiterentwickeln können

• Ein hoch motiviertes und kompetentes Team

• Vielfältige Fort- und Weiterbildungsangebote

• Ein krisen- und KI-sicherer Arbeitsplatz in einem medizinisch hochtechnisierten und innovativen Unternehmen