Projektkoordinator / Sachbearbeitung kaufmännische Auftragsabwicklung (m/w/d)

Sie treffen bei uns auf ein mittel­ständisch geprägtes Unter­nehmen, eingebettet in einen internationalen Konzern. Freuen Sie sich auf ein abwechslungs­reiches Aufgaben­gebiet, das Ihnen neben dem stän­digen Kontakt zu nam­haften Kunden vor allem eine spannende Heraus­forderung in einem global agierenden Unter­nehmen bietet. Durch unsere Tätigkeit in stabilen Zukunftsmärkten wie der Umwelt-, Chemie-, Pharma- und Lebens­mittel­industrie befinden wir uns auf einem nachhaltigen Wachstums­kurs und können Ihnen viel­fältige Weiter­entwick­lungs­möglichkeiten in einem dynami­schen und professionellen Umfeld bieten.

Selbstverständlich bieten wir Ihnen 30 Tage Urlaub, flexible Arbeits­zeiten sowie die Möglichkeit zum mobilen Arbeiten von zu Hause. Ihr neuer Job lässt sich somit ideal mit den persön­lichen Bedürfnissen vereinbaren. Damit die Gemeinschaft dabei nicht zu kurz kommt, treffen wir uns regelmäßig zu ver­schie­denen Events und sozialen Aktivitäten.

Zusätzlich bieten wir die folgenden Benefits:

• Moderne IT-Infrastruktur und Büros (höhen­verstellbare Tische)
• Verschiedene Mitarbeiterevents (z. B. Grillfest, Abteilungs­ausflug und Gesundheitstag)
• Einen Obsttag, kostenfreien Kaffee / Tee, Wasser­spender
• Einen Zugang zu einem Mitarbeiter­portal mit attraktiven Rabatten (Corporate Benefits)
• Gute Anbindung an die S-Bahn (circa zehn Minuten ab Hbf. Köln) und Zuschuss zum Jobticket
• Lern- und Nachhilfe für Mit­arbeiterkinder
• Die Möglichkeit zum Dienstradleasing

Bei uns erwartet Sie eine abwechslungsreiche, selbst­ständige und spannende Tätig­keit in einem renom­mier­ten Unter­nehmen mit flachen Hierarchien und damit kurzen Entschei­dungs­wegen. Sie arbeiten in einem engagier­ten Team und können aktiv die Abläufe mitgestalten.

• Sie sind verantwortlich für die komplette kauf­männische Betreuung und Abwicklung des Neumaschi­nen­geschäfts unserer nationalen und inter­nationalen Kunden.
• Sowohl im Sinne unserer Kunden als auch mit Blick auf reibungs­ose Abläufe fungieren Sie als der zentrale Ansprech­partner (m/w/d) für alle kauf­männischen Belange und agieren als Schnittstelle zwischen Vertrieb, Projekt­management, Accounting, Logistik und unseren Kunden. Sie begleiten Ihre Pro­jekte also vom Auftrags­eingang bis zur frist­gerechten Fakturierung inklusive Erstellung von Teil- und Schluss­rechnungen gemäß den Projekt­meldungen.
• Mit einer strukturierten und sorg­fältigen Dokumen­tation – von der Erfassung indivi­dueller Kunden­aufträge über die Anlage im ERP-System (SAP) einschließlich präziser Vertrags­nach­verfolgung und Termin­überwachung – tragen Sie maßgeblich zur Optimierung unserer Projekt­abwicklung bei und leisten einen wichtigen Beitrag zur lang­fristigen Kundenzufriedenheit.

Zudem zählen folgende Aufgaben zu Ihrem Tätigkeitsfeld:

• Überwachung und Bearbeitung von Zahlungssicherheiten (z. B. Bürgschaften, Garantien)
• Erstellung und Prüfung von Export- und Zolldokumenten (z. B. Ursprungs­zeugnisse, Lieferanten­erklärungen, Pro-forma-Rechnungen)
• Unterstützung der Versandabteilung bei der Verschiffung unserer Maschinen und Anlagen
• Abwicklung von Akkreditiven (LCs) und Abstimmung mit betei­ligten Banken, Kunden und internen Abteilungen
• Erstellung von Provisionsgutschriften sowie Über­wachung der Provisions­zahlungen
• Monitoring und Reporting zu Status, Gültigkeit und Weiter­gabe relevanter Infor­mationen an die Abteilungsleitung

• Eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung bildet Ihre fach­liche Grundlage.
• Sie bringen einschlägige Berufserfahrung in vergleichbarer Position mit, vorzugsweise in einem inter­national agierenden Unter­nehmen im Anlagen- und Maschinenbau.
• Ein sicherer Umgang mit MS-Office-Anwen­dungen und ERP-Systemen, vorzugs­weise SAP, ist für Sie selbstverständlich.
• Erfahrungen im Bereich Zahlungs­sicherheiten (Avale / Akkreditive) und Zoll sind von Vorteil.
• Eine selbstständige und strukturierte Arbeits­weise, Hands-on-Mentalität sowie Teamfähigkeit runden Ihr Profil ab.
• Sie besitzen eine ausgeprägte Kommuni­kations­fähigkeit, auch im inter­nationalen Umfeld, und sehr gute Deutsch- und Englisch­kenntnisse.