Operativer Einkäufer - Schwerpunkt Forschung & Digitalisierung (m/w/d)

Das HPI ist eines der führenden universitären Informatikinstitute. Unser Ziel ist es, die digitale Souveränität Europas mit exzellenter Forschung und praxisnaher Lehre in der Informatik zu stärken. Am HPI sind wir davon überzeugt, dass Exzellenz dann entsteht, wenn wir das Wissen verschiedener Disziplinen in Zusammenarbeit verbinden, um gemeinsam verantwortungsvolle und richtungsweisende Lösungen für die Zukunft zu gestalten. In unseren Research Clustern "Systems", "Data and AI", "Foundations", "Digital Health", "Security" und "Business and Society" arbeiten Forschende aus mehreren Fachgebieten gemeinsam an Fragen, die zur Lösung gesellschaftlicher Herausforderung beitragen. Die Digital-Engineering-Fakultät der Universität Potsdam und des HPI bietet ein deutschlandweit einmaliges ingenieurwissenschaftliches Informatikstudium an. 

• Unterstützung beim Aufbau eines institutsweiten Informationssystems zur Ablage von Verträgen
• Bedarfsanalyse, Markt- und Lieferantenrecherche für Hard- und Software sowie weitere im Institut benötigte Themen
• Unterstützung bei Verhandlung und Management von Rahmen- und Dienstleistungsverträgen (u. a. Hardware, Büromittel, Cloud-, SaaS-, Campus-Lizenzen)
• Lizenzmanagement: Bestandsaufnahme, Optimierung, Compliance-Prüfung
• Digitale Bestell- und Freigabeprozesse (PR/PO), Stammdatenpflege, Reporting (Spend- & Vendor-Analysen)
• Aufbau und Pflege eines Lieferantenportfolios (Diversitäts- und Nachhaltigkeitskriterien)
• Mitwirkung bei Projekten zur Prozessdigitalisierung (E-Procurement, elektronische Rechnungsprüfung)
• Übernahme und eigenständige Durchführung grundlegender Einkaufsaufgaben (z. B. Bedarfsentgegennahme, Angebotseinholung, Bestellabwicklung) 

• Abgeschlossene kaufmännische oder technische Ausbildung (z. B. IT-Systemkaufmann, Bachelor Wirtschaftsinformatik, IHK-Fachwirt Einkauf)
• Mindestens 3-5 Jahre einschlägige Berufserfahrung im IT-Beschaffungs- und Vertragsumfeld, idealerweise Forschung/Hochschule
• Verhandlungssicheres Deutsch (mind. C1) und gutes Englisch in Wort und Schrift
• Strukturierte, eigenverantwortliche Arbeitsweise sowie hohes Maß an Integrität und Vertraulichkeit
• Zusammenarbeit und Abstimmung mit verschiedenen Abteilungen sowie internen Stakeholdern zur bedarfsgerechten Umsetzung von Beschaffungsprozessen