Executive Assistant, Berlin Office - Befristet auf 18 Monate (m/w/d)

Sich etwas Neues trauen, über sich hinauswachsen und dabei die Grenzen des Machbaren neu definieren. Genau das ist es, was unsere Mitarbeitenden täglich leben dürfen und sollen. Um mit unseren Innovationen ein Zeichen zu setzen und Großartiges zu ermöglichen. Denn hinter jedem erfolgreichen Unternehmen stehen eine ganze Menge faszinierende Menschen.

In einem offenen und modernen Umfeld mit zahlreichen Entwicklungs- und Weiterbildungsmöglichkeiten, arbeiten die Mitarbeitenden bei ZEISS in einer Kultur, die von Expertenwissen und Teamgeist geprägt ist. All das wird getragen von der besonderen Eigentümerstruktur und dem langfristigen Ziel der Carl-Zeiss-Stiftung: Wissenschaft und Gesellschaft gemeinsam voranzubringen.

Heute wagen. Morgen begeistern.

Vielfalt ist ein Teil von ZEISS. Wir freuen uns unabhängig von Geschlecht, Nationalität, ethnischer und sozialer Herkunft, Religion, Weltanschauung, Behinderung, Alter sowie sexueller Orientierung und Identität auf Ihre Bewerbung.

Jetzt, in weniger als 10 Minuten bewerben.

Corporate Brand, Communications & Public Affairs (CBC) ist als geschäftsunterstützende Funktion der ZEISS Gruppe für die strategische Ausrichtung des globalen Markenauftritts sowie die interne und externe Unternehmenskommunikation verantwortlich. In enger Zusammenarbeit mit den Geschäftsbereichen und Ländern sorgt CBC für eine wirkungsvolle Kommunikation und ein globales, konsistentes Markenerlebnis.

Ihre Aufgabe

• Sie unterstützen den Leiter Government & Public Affairs eigenverantwortlich im operativen und strategischen Tagesgeschäft.

• Zu Ihren Aufgaben zählen die professionelle Termin- und Reisekoordination sowie ein vorausschauendes Kalender- und Zeitmanagement.

• Sie übernehmen die sorgfältige Vor- und Nachbereitung von Meetings, inklusive Agenda-Erstellung, Protokollführung und Nachverfolgung von Maßnahmen.

• Darüber hinaus erstellen Sie aussagekräftige Unterlagen, Briefings und Präsentationen für interne und externe Stakeholder.

• Sie wirken aktiv in der Schnittstellenkommunikation mit Fachbereichen, Geschäftsleitung und externen Partnern mit.

• Außerdem verantworten Sie die eigenständige Steuerung und Koordination von Projekten innerhalb des Verantwortungsbereichs.

Als Executive Assistent unterstützen Sie den Leiter Government & Public Affairs im operativen und strategischen Tagesgeschäft, inklusive Termin-, Reise- und Zeitmanagement. Dabei übernehmen Sie die Vor- und Nachbereitung von Meetings, erstellen Unterlagen und Briefings und begleiten die Kommunikation mit internen wie externen Stakeholdern. Zudem steuern und koordinieren Sie eigenständig Projekte im Verantwortungsbereich.

• Sie verfügen über eine erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, einen Bachelorabschluss oder eine vergleichbare Qualifikation.

• Mehrjährige Berufserfahrung in einer Assistenzfunktion auf Management-Ebene, idealerweise im internationalen Konzernumfeld, zeichnet Sie aus.

• Organisationstalent, Pragmatismus sowie eine ausgeprägte Lösungsorientierung bringen Sie mit.

• Zudem überzeugen Sie durch ein souveränes Auftreten, Kommunikationsstärke und interkulturelle Kompetenz.

• Verhandlungssichere Englischkenntnisse sowie Deutsch auf muttersprachlichem Niveau in Wort und Schrift setzen wir voraus.

• Sie beherrschen den sicheren Umgang mit MS Office und idealerweise weiteren digitalen Tools zur effizienten Zusammenarbeit.

• Persönlich bringen Sie ein hohes Maß an Eigenmotivation, Belastbarkeit, Teamgeist und Loyalität mit.